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Política general de protección de datos personales

INTRODUCCIÓN

En el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia se consagra el derecho que todas las personas tienen de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas o privadas.

La Ley 1581 de 2.012 desarrolló este derecho constitucional conocido como habeas data, que confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, esta ley consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012 y el decreto 1377 de 2013, LA UNIÓN TEMPORAL TOLIHUILA, conformada por la empresas Sociedad Clínica Emcosalud y Clínica Tolima, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y funcionarios, ha adoptado las siguientes Políticas de Protección de Datos Personales, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

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Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

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Términos y Condiciones

Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular

Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Nota: Se incluyen funcionarios, proveedores, prestadores, afiliados, y a todo tipo de personas que tengan una relación con la Unión Temporal y que a su vez hayan entregado información que sea susceptible de protección y tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La Unión Temporal Tolihuila, con domicilio principal en la ciudad de Neiva (Huila), es responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y funcionarios, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

Los datos personales en poder de la Unión Temporal Tolihuila serán tratados conforme las siguientes finalidades de carácter general:

  • Para la prestación de los servicios asistenciales a sus afiliados y beneficiarios.
  • Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios de salud, eventos académicos y empresariales, publicaciones y publicidad sobre temas asociados a la salud.
  • Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.
  • Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés.
  • Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.
  • En los procesos organizacionales la Unión Temporal Tolihuila, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares.
EL TITULAR DEL DATO PERSONAL PODRÁ:
  • Ejercer su derecho de habeas data consistente en conocer, actualizar, rectificar, oponerse y cancelar las informaciones recogidas de ellas, en aquellos casos en que proceda.
  • Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado.
  • Ejercer las acciones que la ley colombiana reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.
  • Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.
  • Recibida la solicitud de ejercicio de Habeas Data, se dará respuesta a las consultas y/o reclamaciones conforme lo indicado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Para ejercer estos derechos podrá acudir a los siguientes canales de comunicación:

Correo electrónico: afiliaciones@emcosalud.com
Dirección Física: Kr 10 A No 4 58 en la ciudad de Neiva (Huila).
Página Web: www.tolihuila.com

Los funcionarios en su calidad de titulares de los datos personales y datos personales sensibles, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través de la Unidad de Recursos Humanos de la Unión Temporal Tolihuila.

El tratamiento de los datos personales que realiza la Unión Temporal Tolihuila conforme a esta política, se hará con base a la norma, procedimientos e instructivos adoptados por esta institución para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Unión Temporal Tolihuila, en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales y datos personales sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y funcionarios, en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial) aplicando las siguientes políticas:

1. La Unión Temporal Tolihuila, está comprometida en suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.

2. La Unión Temporal Tolihuila, solicita a los titulares de la información los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular.

3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares,
manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

4. La Unión Temporal Tolihuila administra el riego en salud, en tal virtud, la solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles y/o de su supresión, de los datos registrados en nuestras bases de datos y/o archivos, no será procedente cuando el titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.

5. La Unión Temporal Tolihuila, solicitará a sus prestadores, funcionarios y proveedores, los datos personales y datos personales sensibles necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.

6. La Unión Temporal Tolihuila, velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.

7. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los usuarios atendidos en la Unión Temporal Tolihuila, tendrá la siguiente finalidad:

  • Afiliación, identificación y validación de derechos de los usuarios.
  • Actualización de datos entregados por el titular.
  • Autorización para el acceso a los servicios de salud.
  • Suministro de información de contacto a los prestadores adscritos, para garantizar a los afiliados, el acceso oportuno a los servicios de salud.
  • Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
  • Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
  • Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
  • Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
  • Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la Unión Temporal Tolihuila, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el usuario en su proceso de afiliación.
  • Para el envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos del Plan Obligatorio de Salud y
  • Planes de Atención Complementarios, así como las actividades asistenciales, administrativas y comerciales que apoyan la prestación y el manejo del riesgo en salud.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de la Unión Temporal Tolihuila.

8. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los funcionarios de la Unión Temporal Tolihuila, tendrá la siguiente finalidad:

  • Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.
  • Establecer una relación contractual.
  • Ofrecerle oportunidades de capacitación.
  • Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y salud ocupacional.
  • Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud,
  • Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación)
  • Efectuar el proceso de Remuneración.
  • Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

9. El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los prestadores y proveedores (personas naturales) de la Unión Temporal Tolihuila, tendrá la siguiente finalidad:

  • Realizar la vinculación contractual.
  • Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
  • Publicar servicios en el portal de la Unión Temporal Tolihuila.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Unión Temporal Tolihuila adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para conocer la autorización de protección de datos que suscriben nuestros clientes, por favor ingrese aquí.